ООО «Алу-Про» (далее ALU-PRO) публикует институциональный контент на своем сайте https://aluprorussia.com/, виртуальном пространстве, где опубликована основная информация компании, представляющая общественный интерес, и где можно найти подробную информацию о ее бизнесе и продуктах, которые она предлагает клиентам и партнерам.
В целях увеличения вовлеченности все большего числа людей ALU-PRO использует социальные сети для своей коммуникационной деятельности: Facebook, YouTube и Instagram для обмена сообщениями, представляющими интерес, новостями о продуктах, для анализа общественного мнения и предоставления пользователям в режиме реального времени информации об инициативах и предлагаемых услугах компании, которые можно найти на веб-сайте более подробно.
Целью настоящей Политики является разработка системы управления контентом компании, распространяемой в сети Интернет, включая социальные сети.
2) ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
ALU-PRO: публикует институциональный контент на своем сайте
Отдел коммуникаций: регистрирует и администрирует все социальные профили компании, координирует и развивает профили, в том числе профили созданные для конкретных проектов. Команда отдела коммуникаций контролирует социальные сети, форумы и прочие площадки, где упоминается ООО «Алу-Про»/ ALU-PRO и репутация компании и ее представителей.
IT-отдел: гарантирует безопасность электронных данных компании и обеспечивает регулярное обновление систем безопасности сети передачи данных и соблюдение всеми членами компании надлежащих процедур безопасности при доступе к своим аккаунтам внутри компании.
Сотрудники: если сотрудники хотят состоять и участвовать в социальных профилях ALU-PRO, они должны будут соблюдать установленные правила поведения.
3) ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ
Политика в отношении социальных сетей - это «Кодекс поведения», который был официально принят и регулирует отношения в сети Интернет, особенно в социальных сетях, между компанией и ее сотрудниками (внутренняя политика в отношении социальных сетей) и между компанией и ее пользователями (внешняя политика в отношении социальных сетей).
Политика ALU-PRO в отношении внутренних социальных контактов предоставляет основные правила поведения, которые применяются ко всем сотрудникам и любым назначенным внешним специалистам. Все сотрудники обязаны соблюдать эту политику при использовании социальных сетей, публикации контента или создании комментариев в сети Интернет. Это должно применяться независимо от того, является ли их деятельность в сети Интернет частью их работы и осуществляется за счет компании, или когда они прямо или косвенно обсуждают бизнес ALU-PRO или свою собственную роль в компании даже при использовании личного аккаунта.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ!
Ненадлежащее использование социальных каналов фактически может:
- нанести серьезный ущерб имиджу и репутации компании а, следовательно, профессионалам, которые там работают;
- подвергнуть профиль блокировке или удалению за несоблюдение условий использования социальных сетей;
- понести прямой ущерб, что приведет к искам о компенсации, особенно если публикуется контент, нарушающий авторские права и права интеллектуальной собственности.
Учитывая факт того, что в сети нет реального разделения между государственным и частным секторами, существует четкая и эффективная политика социальных сетей для защиты всех.
Даже при непосредственном управлении сотрудниками, назначенными компанией, абсолютно все сотрудники несут ответственность за присутствие информации о компании в социальных сетях, поскольку коммуникационная стратегия должна обеспечивать:
- согласованность: присутствие компании в социальных сетях должно быть согласовано по содержанию и стилю со всеми остальными коммуникационными каналами онлайн и офлайн форматов;
- обновление: присутствие в социальных сетях означает привлечение пользователей и заинтересованных сторон к постоянно обновляемой информации, до нескольких раз в день;
- открытость: пользователям рекомендуется вести себя так же профессионально с онлайн-пользователями, как и с офлайн-контактами.
Пользователи социальных сетей должны знать, что они могут выражать свое мнение, поэтому возможны комментарии или критика в адрес компании и её инициатив.
Поэтому не только те, кто администрируют аккаунты компании, должны внимательно следить за обновлениями, чтобы оперативно реагировать в соответствии с процедурами, изложенными в этой политике, но и поддерживать своевременное и точное сотрудничество между различными отделами при предоставлении запрашиваемой информации.
В документе о внутренней политике в социальных сетях подробно описывается порядок использования социальных сетей, будь то корпоративных или частных, особенно в следующих областях:
- процедуры управления учетными записями ООО «Алу-Про»/ ALU-PRO
- правила и критерии, применяемые к процессу подготовки и публикации контента
- время и методы, используемые для медиации разговоров
- язык и стиль: язык должен соответствовать стилю используемых социальных сетей
- управление тематикой публикаций компании с использованием личных аккаунтов.
Процедуры управления корпоративными аккаунтами
Отдел коммуникаций регистрирует и управляет всеми корпоративными социальными профилями, совершенствует, координирует и расширяет профили, созданные, в том числе, для конкретных проектов.
Отдел коммуникаций управляет полномочиями, особенно в отношении ситуаций, связанных с личными учетными записями сотрудников (например, Facebook) или тех, которые требуют активации определенного аккаунта Google, принадлежащего ALU-PRO, чтобы поддерживать предоставленные полномочия, назначенных сотрудников, а также знать, какие сайты/приложения должны быть активированы.
Отдел контролирует социальные сети, где упоминается ООО «Алу-Про»/ ALU-PRO, репутация компании и ее представителей.
При публикации контента ALU-PRO в социальных сетях использует тексты, фотографии и видео, которые всегда должны соответствовать следующим критериям на момент публикации:
- распространение новостей компаний, связанных с проектами, мероприятиями и услугами, которые могут быть действительно полезными для целевой аудитории;
- текущие события, касающиеся новостей, содержащихся в публикациях в социальных сетях, включая текст и/или изображения, свидетельствующие о происходящем в режиме реального времени (например, встречи, пресс-конференции, выставки и т.д.), либо анонсировании предстоящих событий (сроки, выпуск новых продуктов и т.д.);
- ссылки на страницы корпоративного сайта или сайты партнеров, которые детализируют публикации должны быть действительными.
- содержание также может включать информацию, которая описывает историю компании и ее наследие технических и технологических исследований или особенностей, связанных с ALU-PRO.
Внутренним группам, отделениям и службам, которые хотели бы, чтобы их деятельность освещалась в социальных каналах, страницах корпоративного веб-сайта, одобренная руководством, следует связаться с отделом по коммуникациям (marketing@fenzirussia.com.).
Отдел коммуникаций предоставит содержание публикации в текстовой форме в соответствии с целевой аудиторией и в соответствии со стандартами, изложенными в настоящем документе.
Лицо, производящее контент, должно гарантировать, что он не содержит личных данных, конфиденциальных корпоративных данных или защищенной авторским правом информации.
При подготовке контента важно всегда иметь в виду, что вы говорите от имени ООО «Алу-Про»/ ALU-PRO и учитывать целевую аудиторию.
Любая публикация будет измеряться по официальной позиции компании: по этой причине мы обязуемся всегда говорить правду и транслировать положительные ценности.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ!
Не забывайте, что любая информация опубликованная в сети Интернет может быть предана широкой огласке и использоваться против автора, потому удостоверьтесь перед публикацией, что информация не несет прямой вред и соответствует правилам общения в сети.
Руководство и отдел коммуникаций, в рамках их возможностей, будут всегда избегать распространения любых несоответствующих реальности новостей об организации, ее действиях, сотрудниках или общественности.
Предложение тем, новостей и постов, которые обогатят содержание социальных сетей компании, всегда приветствуется, пожалуйста, отправьте любые предложения для команды по коммуникации на адрес электронной почты marketing@fenzirussia.com.
Для своевременной публикации событий или мероприятий имеющих отношение к компании в сети Интернет, ответственный должен заранее уведомить отдел коммуникаций для своевременного планирования. Отправляйте фотографии (не менее трех) и отзывы о мероприятии, с кратким сопроводительным текстом. Размещение информации будет осуществляться на тех социальных и других онлайн платформах, которые наиболее соответствуют мероприятию для публикации.
Любые запросы на информацию, не относящуюся к распространяемому сообщению, любые сообщения или жалобы, даже если они получены через частные сообщения, передаваемые через мессенджеры, оперативно направьте на адрес электронной почты info@aluprorussia.com для дальнейшего обсуждения.
Любой, кто каким-либо путем уполномочен размещать публикации в социальных сетях, должен избегать конфликтов и не реагировать на провокации. Задача отдела коммуникаций заключается в том, чтобы умерить ненадлежащее или порочащее содержание, размещаемое частными пользователями на институциональных каналах.
Не допускайте неуважения к каким-либо лицам, компаниям (государственным или частным), группам или категориям лиц или любым учреждениям.
Всегда соблюдайте правила хороших манер, особенно «нетикет» (интернет-этикет) в Сети.
Использование личных аккаунтов
Сотрудники ООО «Алу-Про»/ ALU-PRO обязаны соблюдать определенные правила поведения, направленные на обеспечение защиты компании и работающих на нее людей при создании, использовании и управлении своими частными аккаунтами в социальных сетях.
Сотрудники, которые предпочитают размещать информацию о своей трудовой деятельности, должны указывать в своей личной информации, что мнения, которые они высказывают, являются личными и не связаны с ответственностью компании.
Сотрудники могут свободно обмениваться контентом, распространяемым каналами социальных сетей ALU-PRO, включая информацию об услугах, инициативах, проектах, видео, изображениях и/или инфографике, на своих личных профилях. С другой стороны, избегайте размещения контента или мероприятий компании, о которых ранее не сообщалось на официальных площадках и/или не были представлены на корпоративном веб-сайте.
В то же время сотрудники должны всегда вести себя уважительно по отношению к организации, в которой они работают, публикуя информацию каким-либо образом связанную с ней.
В частности, сотрудники ООО «Алу-Про»/ ALU-PRO:
- не должны раскрывать через социальные сети любую конфиденциальную информацию, такую как внутренняя переписка, сторонняя информация, о которой им стало известно (например, партнеры, учреждения, пользователи, заинтересованные стороны и т.д.) или информацию о деятельности, услугах, проектах или документах, которые еще не обнародованы, решениях или мерах, которые должны быть приняты в связи с текущими процедурами, до их официального урегулирования и официального доведения до сведения заинтересованных сторон;
- сотрудники должны воздерживаться от передачи и распространения любых угрожающих или оскорбительных сообщений, комментариев или публичных заявлений, оскорбительных для компании, касающихся ее деятельности, которые по форме и содержанию могут нанести ущерб компании, ее имиджу или поставить под угрозу ее эффективность;
- всегда помните, что после размещения в сети любой контент, который можно было бы распространить, особенно если он частный, может иметь глобальный резонанс;
- за исключением информации, уже находящейся в открытом доступе, частная жизнь коллег должна соблюдаться, избегайте ссылок на их трудовую деятельность;
- за исключением публичных мероприятий, проводимых на рабочем месте, не распространяйте фотографии, видео или другие мультимедийные материалы, на которых изображены помещения и сотрудники без явного разрешения соответствующих объектов и лиц;
- блоги, страницы или другие каналы с именем ALU-PRO или которые касаются тем, связанных с деятельностью компании, не могут быть открыты или опубликованы без официального разрешения.
Товарный знак ALU-PRO или товарные знаки продуктов или проектов, принадлежащих компании, не могут использоваться в личных целях и личных аккаунтах без официального разрешения.
Нарушение настоящих правил поведения рассматривается как источник дисциплинарной ответственности. Эта ответственность устанавливается по результатам дисциплинарной процедуры в соответствии с принципами соразмерности санкций.
При использовании инструментов сотрудники, которые уполномочены использовать социальные сети компании, которые также имеют личные аккаунты, должны принимать все необходимые меры предосторожности, включая технические меры, чтобы избежать проблем с перелогиниванием и быть ответственным за безопасность своих аккаунтов.
Политика в области социальных сетей распространяется на все компании FENZI GROUP в России (FENZI, ALU-PRO, Glass Alliance).
Загрузите полный текст Пользовательского соглашения для сайта ООО "АЛУ-ПРО".
